Entwicklung, Webküche

Herausforderung Web 2.0 im Unternehmen

Logo 3.Business Blog KarnevalDer folgende Artikel steht in Verbindung mit dem 3. Business-Blog-Karneval und dieser wird veranstalltet von der Agentur Thoxan auf dem Neukunden-Magnet.

Die innerbetriebliche Kommunikation ist noch immer ein Problem im Unternehmen. Was in der großen Welt des Internets immer leichter und auch immer attraktiver wird, ist in vielen Unternehmen nicht zu spüren – die Kommunikation, die Zusammenarbeit. Unternehmen können ihr Know-how nicht bündeln und haben damit im Wettbewerb einen Nachteil. Web-Techniken, die unter dem Begriff Web 2.0 bekannt oder bekannter geworden sind, stellen eine Chance für Unternehmen dar – sie müssen nur zugreifen. Wissensmanagment, Kommunikation und Zusammenarbeit sind Bausteine, die im Unternehmen gemeistert werden müssen. Um die Vorteile von Weblogs, Wikis und Social Services zu nutzen, bedarf es jedoch einiger Vorraussetzungen.

Techniken, die mit dem Schlagwort Web 2.0 im Zusammenhang stehen, können den Informationsfluss im Unternehmen effizienter gestallten. Derzeit ist das typische Austauschmedium im Unternehmensumfeld die E-Mail. Mitarbeiter geben Informationen an andere Mitarbeiter, in der Regel über die Möglichkeit Kopie-Adresse hinterlegen (cc-Funktion). Damit ist der Datenstrom schnell sehr groß, der Mailserver überlastet und hat man einen Mitarbeiter vergessen, dann erhält er erst gar keine Information. Dabei gehen Informationen verloren, gelangen an die falsche Adresse oder die Relevanz ist falsch gesetzt.

Mit Hilfe von Web 2.0-Anwendungen wird dieses Problem umgekehrt. Der Empfänger entscheidet selbst, ob und welche Information er haben möchte. Dazu steht vorrangig der Nutzen von Feeds im Vordergrund.

Ähnlich verhält es sich mit der Information, die im einfachsten Fall in der E-Mail steht. Sie geht im Laufe der Zeit verloren. Das Wissen besteht zwar, aber es ist nur schwer darauf zuzugreifen. Auch hier können Werkzeuge wie Blogs und Wikis helfen, helfen das Wissen im Unternehmen zu bündeln – das Wissensmanagment verbessern. Informationen werden zentral gespeichert und der Zugriff steht jedem Mitarbeiter offen. Suchmaschinen helfen den Inhalt zu finden. Das Wissen, was viele Mitarbeiter auf ihren lokalen Festplatten speichern, ist nicht erreichbar – es nützt nur diesem Mitarbeiter und damit dem Unternehmen nur sehr gering. Im Extremfall verlässt der Mitarbeiter das Unternehmen und nimmt das Wissen mit. Mit den genannten Lösungen bleibt das Wissen erhalten, der Zugriff steht offen und wird vereinfacht.

Web 2.0 steht aber vor allem für Kommunikation, für Gemeinsamkeit. Auch hier können Unternehmen profitieren, denn Web 2.0-Anwendungen erleichtern die Zusammenarbeit. Die Anwendungen laufen zentral und die Mitarbeiter können von verschiedenen Standorten darauf zugreifen. Alle Beteiligten können einfach und kontrolliert auf die Daten zugreifen, unabhängig von Ort und Zeit. Alle Mitarbeiter greifen auf gleiche Versionen zu. Inhalte lassen sich gemeinsam erstellen und bearbeiten. Alle Teilnehmer arbeiten immer mit der aktuellen Version und bekommen per Feed Information über die Aktualisierungen.

Web 2.0 VorraussetzungenUm all diese Vorteile zu nutzen, bedarf es an einigen Vorraussetzungen. Im Web ist die Welt schnelllebiger und anpassbar. Das Unternehmen ist dagegen träge und bedarf klarer Strukturen.
Deshalb sind folgenden Grundlagen zu schaffen und zu vereinbaren:

  • Standards und Richtlinien definieren und einhalten
  • Berechtigungskonzepte festlegen
  • Verwaltung der Anwendungen regeln
  • Anwendungen in den täglichen Arbeitsprozess integrieren
  • Verbindung der Kommunikationskanäle schaffen
  • Einfache Bedienung um hohe Akzeptanz zu erzeugen
  • Hoher Bedienkomfort
  • Verschiedene Informationskanäle anbieten (z.B. Feed und Newsletter)
  • Bündelung der Suche über alle Anwendungen hinweg
  • Offenheit und Kritik unterstützen und die Kulter des Web 2.0 erzeugen – Kommunikation, Zusammenarbeit und Eigenverantwortung
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Webküche

Weblogs im Unternehmen

Die Verwendung von Blogs im Unternehmen stößt immer wieder auf Wiederspruch, wie so viele Themen des Internets – ich erinnere nur an Web 2.0 in Verbindung mit Unternehmen.

Nun haben sich zwei fleißige Leute dieses Thema befasst und dabei sind Arbeiten im Rahmen der Diplomarbeit entstanden, die auch Leute anspricht, die ein wenig mehr zu den Themen Internet und Weblog wissen möchten.

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Webküche, XML

RSS im Unternehmen

RSS im UnternehmenRSS ist nicht nur ein Schlagwort für Blogger oder Webkenner. RSS ist in erster Linie Inhalt und der ist dank XML gut strukturiert und verarbeitbar. Dank dieser Eigenschaft wird er oft auch besser von Suchmaschinen indiziert. Aber nicht nur da spielt RSS seine Vorteile aus, auch im Unternehmen, am Arbeitsplatz von Nichtwebworkern, ist RSS eine Bereicherung und kann sinnvoll eingesetzt werden. Einige Ideen und Überlegungen dazu hier.

Die interne Kommunikation kann mit Hilfe von RSS verbessert werden. News können den Mitarbeiter direkt eingespielt werden. Das geht auch mit eMails ist aber nicht so schlank und wesentlich schwerer in andere Anwendungen zu implementieren. Mitarbeiter ohne ständigen eMail-Account erreiche ich gar nicht oder schlecht.

In Gruppen oder Teams können Inhalte mit Hilfe von RSS-Feeds ausgetauscht werden. Im Normalfall werden Informationen per Mail an entsprechende Adressen gesandt, dazu kann ein Verteiler dienen oder man sucht händisch die Adressen von Empfängern, die sich eventuelle dafür interessieren. Mit RSS kann das ganze schlanker und einfacher gestaltet werden. Die News liegen im XML vor und können so in Verteiler gelangen. Mitarbeiter abonnieren die für sie relevanten Themen und bekommen dann über ihren Newsreader die nötigen Informationen. Mit Hilfe von Filtern können sich die Mitarbeiter nur auf ihre Themen beschränken und lesen nicht alle Inhalte die sie per Mail bekommen oder die im Intranet aufgeführt sind. Mitarbeiter ohne festen eMail-Account können mit Hilfe von Terminals informiert werden. Außerdem könnte man den Inhalt des Feeds gleich an weitere Applikationen einbinden und so zum Beispiel direkt eine Flyer ausgeben. Da macht sich der Vorteil der Speicherung der Daten in einem XML bemerkbar. Weiterverarbeitung wird erleichtert und Doppelpflege erspart.
Die News, die auch an auswärtige Adressen gehen dürfen, könnten auf der Internetpräsentation leicht eingebunden werden. Dort können sie dann von diversen Service (z.B. newsbee.de oder gorss.de) genutzt und weiter verarbeitet werden. Damit können auch externe User sich die Inhalte zusammenstellen und bekommen relevante Informationen zu ihren Themen. Die Werbetrommel ist somit auch ein wenig gerührt.

Eine weitere Möglichkeit wäre die Integration der News in anderen Anwendungen, zum Beispiel auf dem Desktop mit Hilfe von Desktopalerts, Widgets oder Bildschirmschonern, die die News einblenden. Diese Möglichkeit ist auch gut für die Informationsterminals geeignet. Arbeitspausen werden so mit Informationen über das Unternehmen gefüttert. Das Interesse der Mitarbeiter steigt und es entsteht keine zusätzliche Arbeit oder Zeitaufwand für die Zusammenstellung der News.

Die Informationen aus dem RSS-Feed kann ebenfalls schnell in das Corporate eingebunden werden. Dabei könnten die verschiedenen Standorte berücksichtigt werden, z.B. eine Filterung nach Land oder Sprache.

Weiterer Vorteil des XML ist die relativ simple Generierung. Über ein Redaktionssystem könnten die News schnell aktualisiert werden. Eine Doppelpflege entfällt und sorgt für schnelle Verbreitung. Anpassung in der Website und anderen Medien entfallen, sie werden nur einmal gemacht und nun sind nur die wichtigen Elemente gefragt – die Inhalte.

Wenig Aufwand – kleine Redaktion – große Verbreitung.

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